PENTINGNYA KOORDINASI

Begitu mendapatkan undangan  Bappenas untuk berkoordinasi tentang keterlambatan projek IsDB, saya langsung tanggap bahwa memang ada sedikit masalah dalam penanganan projek tersebut, bukan hal berat sesungguhnya, melainkan hanya persoalan teknis semata.  Akan tetapi jika tidak ada koordinasi di masing masing level, memang akan dapat mengganggu jalannya sebuah projek.  Karena itu setelah semuanya melaporkan apa yang terjadi, kemudian dapat diketahui ternyata memang ada  hambatan dalam berkoordinasi dan pelaporan sehingga saat ada masalah tidak terkomunikasikan dengan baik.

Akibat lebih lanjutnya proses yang dijalani juga akan ikut terlambat.  Untunglah kemudian  sudah diketahui persoalan pokoknya, meskipun  projek menjadi terlambat, namun masih dapat disusuli untuk dikejar.  Dalam kondisi demikian sesungguhnya  ada yang perlu dipertegas dalam pelaksnaannya, seperti peran dari panitia agar lebih maksimal, maksudnya secara keseluruhan, bukan hanya satu dua orang saja yang berjalan, sementara l;ainnya tidak tahu menahu.

Memang projek ini menjadi sangat penting bagi pihak pihak tertentu dan menjadi kurang penting bagi pihak lainnya, sehingga mereka yang tidak merasa berkepentingan  tentunya ki=urang bergairah dalam menjalankannya, apalagi kalau dilihat dari budgetnya,  nampaknya  hampir tidak ada apa apanya.  Saya sendiri menjadi  tidak tahu, mengapa bisa demikian, dan mengapa  projhek tersebut diserahkan kepada mereka yang sudah banyak menangani  banyak projek.

Bukankah masih ada pihak lain yang mampu dan berpengalaman serta  mau mengerjakannya, namun biarlah hal tersebut menjadi pertanyaan yang disimpan dalam dalam saja, karena  sepertinya ada beberapa kepentingan yang melatar belakangi hal tersebut.  Sementara  bagi penerima projek sudah sangat mendambakannya  sejak beberapa tahun yang lalu.

Memang benar bahwa faktor koordinasi itu menjadi menentukan, sebab jika  pada proses pelaksanaan persiapannya ada sedikit persoalan akan segera dapat diketahui dan dipecahkan bersama, bukan disimpan sendiri sehingga  berlarut larut tanpa ada solusi yang jelas.  Pengalaman  agak macetnya projek tersebut harus dijadikan guru yang terbaik bagi peneerima projek selanjutnya agar tidak lagi ada kemunduraan dan bahkan mungkin pembatalan projek tersebut.

Disamping koordinasi, ketegasan pimpinan dalam menjalankan perannya juga sangat diperlukan, sebab kalau tidak, dapat dipastikan di sana akan muncul banyak kepentingan yang sulit untuk dipecahkan.  Hanya pimpinanlah yang mampu memerintahkan untuk melakukan atau untuk tidak melakukan sesuatu.  Sayangnya jika pimpinan tidak tegas karena mempunyai persoalan tersendiri, maka semuanya akan menjadi  berantakan, karena saling tunggu  untuk mencari selamat dan mendapatkan  sesuatu tanpa harus melakukan sesuatu.

Saat ini  saya menjadi tahu persoalan yang  ada dan  akan selalu berkoordinasi dengan berbagai  pihak agar  tidak akan terjadi lagi  kemandekan atau keterlambatan dalam pelaksanaan projek tersebut.  Namun  saya  juga masih ada seidikit keraguan karena  kalau menyimak berbaagai laporan yang ada,. Rupanya ada sebuah kekuatan yang terus mengintainya.   Tetapi kita harus yakin jika kita berjalan dalam rel yang benar dan sama sekali tidak melakukan  kesalahan atau penyelewengan, pastinya kita akan aman dan sampai akhir akan tetap tenang.

Saya hanya berharap semua pihak mempedulikan projek ini  dan  melakukan ebrbagai upaya agar semuanya dapat  berjalan sebagaimana mestinya serta  sangat mungkin kalau smeua pihak siap, akan dilakukan percepatan sehingga waktu yang tersedia akan dapat dimanfaatkan dengan baik.  Siapapun yang berusaha untuk menjadi rintangan, dengan berbagai alasan, tentunya harus kita  tinggalkan dan tidak perlu digubris, karena yang terpenting ialah bagaimana pekerjaan yang sudah ada di depan mata  diselesaikan hingga tuntas.

Ternyata persoalan koordinasi tersebut bukan hanya persoalan di projek semata, melainkan  untuk smeua pekerjaan yang dijalankan  oleh banyak pihak.  Bahkan untuk mengelola sebuah perguruan tinggi juga harus selalu dilakukan koordinasi, sebab kalau tidak, kemungkinan besar akan terjadi gap antara keinginan dan kenyataan atau bahkan  akan terjadi seorang p[impinan tidak mengetahui persoaan yang sedang terjadi di sebuah bagian dari institusinya.

Tentu akan memalukan jika ada seorang pimpinan tidak mengetahui apa yang terjadi di wilayahnya hanya disebabkan kurang atau tidak adanya koordinasi tersebut.  Untuk itu tradisi koordinasi harus dibiasakan dan dijalankan dengan konsisten, bukan  sekedar untuk  mengetahui sesuatu yang terjadi, melainkan  untuk tujuan yang lebih besar, yakni kesuksesan semua program yang telah dicanangkan.  Tanpa koordinasi tentu kita akan dapat membayangkan seperti apa pekerjaan yang  bakal terjadi.

Koordinasi tersebut dimaksudkan untuk saling emmberikan informasi yang akurat dan menyampaikan masalah yang timbul, sehingga secara bersama sama akan  mencarikan solusi terbaiknya.  Dapat dibayangkan jika ada  sesuatu masalah, lalu tidak dikomunikasikan kepada pihak lain yang masih dalam satu atap, apalagi kalau tidak disampaikan kepada pimpi9nan, sudah barang pasti lama kelamaan akan menjadi membesar, dan pada saatnya juga akan diketahui pula, meskipun setelah besar akan sulit untuk mengatasinya.

Dalam kenyataannya   koordinasi itu akan  mampu menyelesaikan banyak persoalan, sebab boleh jadi diantara yang ada akan mempu menyampaikan solusi terbaik, sehingga tanp[a harus  melakukan sesuatu yang berat, sebuah persoalan akan dapat diselesaikan.  Begitu pula jika  ada sebuah persoalan yang menimpa sebagian dari institusi, lalu segera mendapatkan penanganan pastuinya akan jauh lebih baik, ketimbang  masalah tersebut dibiarkan dan akhirnya akan diketahui oleh banyak orang.

Kalaupun seorang pimpinan tidak mengetahui  permasalahan yang terjadi disebagian sisi wilayahnya, mungkin secara detai boleh terjadi, namun secara umum haruslah tahu, dan  ketika dikonfuirmasi oleh pihak lain, akan dapat dengan mudah menjawab, meskipun tentang rincian persoalannya  dapat saja  disesrahkan kepada pihak yang memang benar benar paham.  Tentu kalau demikian tidak menjadi masalah.  Nah yang menjadi masalah ialah jika pimpinan sama sekali tidak mengetahui adanya persoalan tersebut karena memang tidak ada laporan dan tidak ada koordinasi pula.

Dengan latar belakanh sepertyi itu tentu koordinasi menjadi sebuah keniscayaan yang tidak bias ditinggalkan, tyerutama  dalam kaitannya dengan menjaga kesetabilan sebuah lembaga.  Siapapun tentu tidak akan mampu melakukan semua hal sendirian, padahal pada sebuah institusi yang besar yang terbagi dalam berbagai  bagian.  Nah, karena  demikian itulah maka  system pelaporan atau mungkin melalui koordinasi yang  rutin, semua dapat dilaporkan secara langsung dan sekaligus jika ada persoalan akan dapat dicarikan solusinya.

Itulah keuntungan koordinasi dibandingkan hanya dengan kewajiban lapor oleh beberapa bagian yang ada.  Bahkan terkadang lappran tertulis tersebut tidak terbaca oleh pimpinan karena terlalu rutin dan banyaknya persoalan yang harus ditangani.  Memang yang paling efektif ialah dengan berkoordinasi dan di dalamnya dilakukan pelapopran oleh seluruh bagian  sehingga smeua pihak akan  mengetahuinya dan  sekaligus dalam upaya untuk membiasakan transparansi serta untuk mengevaluasi kinerja secara keeseluruhan.

Ada kemungkinan bahwa  sebagian bagian belum ramp[ung kegiatan sesuai dengan target, sehingga diperl;ukan penanganan yang lebih cepat  dan pihak lain dapat memberikan saran untuk percepatan dengan melakukan hal hal strategis yang mungkin dapat diberikan. Pendeknya koordinasi memang mutlak dilakukan oleh sebuah oragnisasi yang ingin berjalan sehat dan  mencapai target yang dicanangkan.

Write a Reply or Comment

Your email address will not be published.